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Alles, was Sie über sichere Dokumentenarchivierung wissen müssen

4. Oktober 2024

Für viele Unternehmen sind Datenverluste, Sicherheitslecks und Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften zur Archivierung schwerwiegende Probleme. Diese können jedoch weitgehend vermieden werden, wenn Unternehmen sichere Archivierungslösungen und robuste Sicherheitsstandards implementieren.

In diesem Blog erfahren Sie alles, was Sie über sichere Archivierung wissen müssen – von den Grundlagen bis hin zur Auswahl des richtigen Anbieters.


Was bedeutet Archivierung?

Archivierung bezeichnet die langfristige Aufbewahrung von geschäftlichen Dokumenten und Daten, die aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen weiterhin verfügbar bleiben müssen. Diese Dokumente müssen so gesichert werden, dass sie jederzeit wiedergefunden und gelesen werden können.


Welche Dokumente müssen archiviert werden?

Folgende Dokumente müssen in der Regel archiviert werden:

  • Rechnungen und Belege: Für steuerliche Zwecke oft bis zu 10 Jahre.
  • Verträge: Besonders wichtig bei Streitfällen.
  • Personalunterlagen: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen.
  • Geschäftskorrespondenz: Schriftliche Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.


Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung

Die GoBD stellt klare Anforderungen an die Archivierung von elektronischen Dokumenten. Diese müssen unveränderbar, vollständig und jederzeit zugänglich sein.
Zu den zentralen Anforderungen gehören:

AnforderungBeschreibung
UnveränderbarkeitDokumente dürfen nach ihrer Erstellung nicht verändert werden.
NachvollziehbarkeitJeder Zugriff auf ein Dokument muss lückenlos dokumentiert sein.
AufbewahrungsfristenSteuerrelevante Dokumente müssen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

Warum ist Dokumentensicherheit so wichtig?

Die Sicherheit archivierter Dokumente spielt eine zentrale Rolle in folgenden Bereichen:

  • Rechtliche Anforderungen: Fehlerhafte oder fehlende Dokumentation kann zu Rechtsstreitigkeiten führen.
  • Vermeidung von Datenverlusten: Der Verlust wichtiger Dokumente kann schwerwiegende betriebliche Konsequenzen haben.
  • Vertraulichkeit und Datenschutz: Viele archivierte Dokumente enthalten sensible Daten, die geschützt werden müssen.


Was bedeutet sichere Dokumentenarchivierung?

Eine sichere Dokumentenarchivierung stellt sicher, dass Dokumente vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Manipulation geschützt sind.


Wichtige Aspekte sind:

  • Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Personen haben Zugang.
  • Schutz vor Verlust: Schutzmechanismen gegen Cyberangriffe und Naturkatastrophen.
  • Unveränderlichkeit: Sicherstellung der Integrität der archivierten Daten.


Schlüsselelemente der sicheren Dokumentenarchivierung

Die wichtigsten Elemente einer sicheren Archivierungslösung sind:

  • Datensicherheit: Verschlüsselung und Zugangskontrollen.
  • Regelmäßige Backups: Schutz vor Datenverlust.
  • Langfristige Verfügbarkeit: Dokumente müssen über Jahre hinweg lesbar bleiben.
  • Rechtliche Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie die DSGVO und GoBD.


Geschäftliche Vorteile einer sicheren Dokumentenarchivierung

Eine sichere und professionelle Archivierung bringt zahlreiche Vorteile:

  • Effizienz: Schnellere Suche und weniger Aufwand bei der Dokumentenverwaltung.
  • Rechtssicherheit: Vermeidung von Strafen und Bußgeldern.
  • Schutz sensibler Daten: Verhindert Datenverluste und minimiert das Risiko von Cyberangriffen.
  • Kosteneinsparungen: Reduzierung von Lagerkosten und effizienteres Arbeiten.


Best-Practice: Wie Unternehmen die Archivierung erfolgreich eingeführt haben

Viele Unternehmen haben erfolgreich auf sichere Archivierung umgestellt. Best Practices umfassen:

  • Schrittweise Digitalisierung: Wichtige Dokumente zuerst digitalisieren.
  • Schulung der Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter sollten in der Handhabung geschultert werden.
  • Regelmäßige Audits: Sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.


Kriterien zur Auswahl eines Anbieters für Dokumentenarchivierung

Bei der Wahl des richtigen Anbieters sollten folgende Kriterien im Vordergrund stehen:

  • Datenschutzkonformität: Der Anbieter muss alle Anforderungen der DSGVO und anderer Gesetze erfüllen.
  • Sicherheitsstandards: Verschlüsselung, Zugangskontrollen und andere Sicherheitsmaßnahmen.
  • Langfristige Verfügbarkeit: Garantierte Lesbarkeit der Dokumente auch nach vielen Jahren.
  • Kosten: Einfache und transparente Preismodelle für die langfristige Archivierung.


Häufig gestellte Fragen zur Dokumentenarchivierung

Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Steuerrelevante Dokumente müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden.

Ist digitale Archivierung rechtlich zulässig?
Ja, solange sie den GoBD entspricht und die Dokumente unveränderbar gespeichert werden.

Wie schütze ich meine archivierten Dokumente vor Verlust?
Regelmäßige Backups, Verschlüsselung und physische Sicherheitsmaßnahmen sind essenziell.

Was sind die Vorteile professioneller Dokumentenarchivierung gegenüber manuellen Ablagesystemen?
Professionelle Lösungen bieten höhere Sicherheit, bessere Compliance und sind deutlich effizienter als manuelle Systeme.


Sichere Dokumentenarchivierung als Erfolgsfaktor

Die sichere Dokumentenarchivierung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein entscheidender Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen. Durch professionelle Lösungen können Sie die Sicherheit, Effizienz und Compliance Ihrer Archivierung verbessern und gleichzeitig das Risiko von Datenverlusten minimieren.

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